Een bedrijf opzetten in India (2)

Drie omhoog en twee omlaag (deel 2)

Vorige keer ben ik ingegaan op de mensen, deze keer betreft het de totale inrichting of ook wel ‘fit out’ van het kantoor van 11.000 SQFT of ca. 1.000 m2 in een Special Economical Zone (SEZ).

Wat een SEZ ongeveer is staat onderaan bij de PS beschreven, kunnen de luie lezers lekker overslaan.

Verder voor het denkkader en sfeertje moet je bij de inrichting van een kantoor aan een aantal zaken denken.

1) Wat is de overall layout? Waar komen de kamers, de toiletten, receptie, keuken en de ramen e.d.?
Hierbij moet ik mijn bewondering en grote dank aan Christiaan uitspreken, die met behulp van zijn bedrijf “Jos de Vries, the Retail Company” het eerste ontwerp van het kantoor in een ‘scheet en een zucht’ onder het genot van een glaasje wijn heeft ontworpen. Met dat ontwerp kon ik direct offertes aanvragen bij aannemers, daarmee diverse aanbiedingen vergelijken en direct volle bak onderhandelen.

2) Wat is de ‘ look and feel’? Wat voor soort meubels ga je neerzetten, hoe dimensioneer je alle plafonds, hoe ziet je restaurant eruit, het toilet, de receptie en wat voor kleuren en materialen ga je gebruiken? En hoe verlicht je het totaal, waar komen de lampen en hoeveel ‘natuurlijk’ licht zoek je?

3) Hoe ga je e.e.a. van verse lucht voorzien, wil je video bewaking, hoe regel je het brandalarm?

4) Hoe regel je de ondersteunde zaken om het werk te kunnen doen zoals telefoon, hoe en waar houdt je de powerpoint presentaties, video conferencing en het aller-aller belangrijkste nl. hoe richt je de IT in?

5) Tot slot de elektriciteit. Tegenwoordig gaat niets meer zonder stroom dus cruciaal is een uitgebalanceerd elektrisch plan (zie foto).

Goed, ‘so far so good’. Laat ik het vervolg van dit verhaal beginnen met een illustratie van zaken waar je echt aan moet wennen als je in India iets gaat opzetten.

Het hele feest begon met de selectie van bedrijven die ons uiteraard via offertes hun kunsten aanboden. Sommige offertes voldeden voor 80% aan wat we hadden gevraagd. Na een gesprek met zo’n leverancier over de missende 20% kregen we een nieuwe offerte waarin de mankerende 20% was verbeterd naar 10%, maar de goede 80% ineens gedaald was tot 60%. M.a.w. de goede zaken waren ineens veranderd. Als ik dan vervolgens sprak over die 60%, werd die 60% weer verbeterd, maar tegelijkertijd steeg de mankerende 10% weer tot 25%........

Ben je der nog bij?

Uiteindelijk is dat met die offertes wel goed gekomen uiteraard, maar niet zonder verbazing, vertraging en frustratie. Ook hier weer grote hulp gehad, in dit geval van John (de Rooij). Belangrijk leerpunt voor ongeduldige types zo als ik, is dat je snel gaat begrijpen dat je niet in Nederland aan het werk bent, je bent in India en je moet begrijpen (overigens niet altijd accepteren) dat zulke zaken nu eenmaal anders gaan. Nou ja, geen probleem voor ‘beukenootje’…….nou…., daggg het niet…….! …dus….

Volgende belangrijke stap tijdens een fit out is om een goed inzicht te hebben in de volgorde van alle activiteiten. Je kunt achteraf bijvoorbeeld natuurlijk niet gaan bedenken hoe het elektrische ontwerp eruit moet komen te zien. Of waar alle elektrische- en IT draden in de vloer en/of plafonds moeten komen.

Je voelt ‘m al aankomen…..?!

De totale fit out werd gedurende de moesson gedaan, wat betekent dat gedurende vier maanden van half juni tot half oktober het gemiddeld om de ander dag regent. En niet zomaar eventjes wat motregen, maar soms echt ‘ cats and dogs’. In een dergelijk klimaat droogt binnenshuis niets zonder airconditioning. Je begrijpt het al, de aanleg van de airco bleek achterin de daadwerkelijke planning te zitten (niet in de papieren planning uit de offerte uiteraard). We hebben echt letterlijk ramen moeten verwijderen, gaten in muren moeten hakken en een dozijn blowers moeten aanschaffen om al het vocht uit het kantoor te krijgen.

Alle stappen tijdens de fit out gingen met drie omhoog en gelijk met weer twee naar beneden en eerlijk gezegd soms zelfs andersom.

Een (dagelijkse) clash tussen de planmatige, efficiënte op resultaat gerichte, wellicht ietwat saaie Nederlander en de creatieve, ‘kan ook anders’, chaotische, in het nu levende Indiër…., wellicht kun je er iets bij voorstellen. Blijft toch raar als eerst de vloerbedekking wordt neergelegd, terwijl het pand nog veel te vochtig is en het plafond nog moet worden geschilderd. Als je dan vroeg of dat niet zonde was van de vloerbedekking, dan werd er razendsnel grote rollen plastic over de vloer geplakt!

Tenslotte is het met de fit out allemaal goed gekomen. Ik sla gemakshalve maar even een x-aantal frustrerende en/of onbegrijpelijke stappen over, de foto’s spreken hopelijk voor zich. Het enige wat daar nog over kwijt wil is het volgende: #@%!*$?.

Sinds half november 2008 is het kantoor operationeel. Totale vertraging is twee maanden geweest en iedereen die ik hier over heb gesproken heeft mij hiermee gefeliciteerd. Sneller schijnt in de bouw (zowel in India als in Nederland) simpelweg niet mogelijk te zijn.

Het kantoor ziet er prachtig uit en we hebben het kantoor op de juiste Indiase en westerse manier ingezegend.

Eerst hebben we in de ochtend met het gehele personeel de Pooja (Puja) gedaan. Kort gezegd wordt tijdens dit ritueel zegening aan de goden gevraagd. Eerst brengt de priester de goden, samen met iemand van het kantoor (in dit geval Annet en ik, en later alle anderen), in een goede stemming door water, yoghurt, rijst en vijf verschillende vruchten via lekker ruikende bloemen aan ze te offeren. Vervolgens wordt aan de goden gevraagd het kantoor te zegenen en alle positieve gedachten over het kantoor in de toekomst te honoreren. De priester vertelt daarbij op specifieke wijze, vier (eindeloze) verhalen wat dergelijke rituelen in het verleden hebben opgeleverd.

Diezelfde avond hebben we het kantoor officieel op Indiase- en westerse wijze geopend. Iedereen werd verwelkomd door traditionele muzikanten (zie foto). Een mannetje/ vrouwtje of 80-90 met familie was erbij, bestaande uit het personeel, een aantal mensen uit Nederland, veel leveranciers, de landlord en zijn mensen en uiteraard een aantal nieuwe vrienden van ons.

De Indiase traditie vond plaats d.m.v. het aansteken van een Indiase lamp; de westerse traditie middels het doorknippen van een lintje. Qua kledij ook weer tweeërlei, westerse pakken/ kleding met Indiase hoofdtooi voor de mannen. De vrouwen ongeveer eender, nette kledij met Indiase sjaal.

In een afsluitende presentatie heb ik iedereen kunnen bedanken waarna we het champagne glas hebben geheven (uiteraard niet gedronken daar de meeste Indiërs geen alcohol drinken). Daarna hebben we met z’n allen lekker genoten van het buffet, de twee astrologen en een tekenaar. Met beperkte groep tot slot nog wat bodempjes wijn gescored.

Prachtige dag geweest die inauguratie en een mooie afronding van één van de belangrijkste stappen tijdens het opzetten van dit bedrijf in India.

Voor Annet en mijzelf een geweldige mijlpaal. In alle oprechtheid, naast alle hulp van iedereen was Annet een rots in de branding en ik moet stellen dat je zo’n klus in India er niet zomaar even bij doet. De enige manier om langdurig succesvol te zijn, is als je een erg stevige, mooie (niet echt noodzakelijk, maar uiteraard niets mis mee) en slimme partner hebt die naast je staat tijdens de hele avontuurlijke reis. Niet altijd gezegd, maar nu even wel: ik ben echt een geluksvogel met Annet.

Soms vergeten we diegenen die het dichts bij ons staan wel eens. Hierover is een (Australische) grap gemaakt die ik jullie op de valreep nog wil meegeven.

Een vrouw vraagt na jaren van frustratie aan haar man waarom hij nooit zegt dat hij van haar houdt. De man kijkt haar aan en zegt: ‘ik heb vlak voor ons trouwen gezegd dat ik van je houd. Als hier verandering in komt laat ik het je weten……

Wordt vervolgd,

Groet en knuffel

Willem



P.S. SEZ’s zijn overal in India opgezet om buitenlands geld aan te trekken. De buitenlandse investeerder hoeft in een SEZ geen invoer- en uitvoer belastingen te betalen en is voor een langere periode (drie blokken van vijf jaar) gevrijwaard van winstbelasting. Voorwaarde is dat het merendeel van het werk dat je doet in India ten behoeve is van projecten buiten India. Voor de kenners de ‘net foreign exchange’ moet positief zijn.

Om toestemming te krijgen om je in een SEZ te vestigen moet je een grote hoeveelheid informatie verstrekken aan de overheid betreffende het aantal FTE’s (full time equivalents), hoeveel omzet je gaat maken bij klanten buiten en binnen India, hoe je profit & loss statement en balance sheet voor de komende vijf jaar eruit gaat zien etc. Kortom een gehele financiële business case. De gevraagde informatie wordt door de SEZ autoriteiten grondig doorgenomen en toestemming krijg je niet zomaar even. Hier ben ik wel een slordige twee maanden in doorlooptijd mee zoet geweest voordat de fit out kon beginnen. Vooral het ‘sleuren en trekken’ om de voortgang erin te blijven houden kostte erg veel kracht. De uiteindelijke toestemming kregen we pas nadat ik een presentatie had gegeven aan een zaal met een slordige 15 ambtenaren van verschillende departementen (Finance, Commerce & Industry etc.)

Als je eenmaal in een SEZ gevestigd bent, dan worden alle materialen die naar binnen komen gecontroleerd en geregistreerd door daartoe geautoriseerde SEZ officials. Tijdens de fit out hebben we daar overigens grote problemen mee gehad. De SEZ officials kwamen niet opdagen of kwamen uren te laat, waardoor de goederen niet en pas na zware vertraging naar binnen mochten. Deze noodzakelijke procedure heeft de fit out absoluut met meer dan een paar weken vertraagd.